Hizmet İçeriği
1. Mevcut Durum Analizi ve Kapsam Belirleme
* Mevcut Süreçlerin Haritalanması (Analiz)
* Bordro hesaplama yöntemleri (fazla mesai, prim, yan haklar, kesintiler).
* İşe girişten işten ayrılmaya kadar tüm özlük süreçleri (izin, puantaj, disiplin, rapor takibi).
* Kullanılan yazılımlar ve sistemler (manuel Excel kullanımı, eski İK/Muhasebe programları vb.).
* Yasal bildirimlerin (SGK, Vergi Dairesi) zamanında ve doğru yapılıp yapılmadığının kontrolü.
* Yasal Uygunluk Denetimi
* Özlük dosyalarının kanuna uygunluğunun kontrolü (eksik belge var mı?).
* Uygulanan ücretlendirme ve kesinti politikalarının (Gelir Vergisi, SGK primleri vb.) mevzuata uygunluğunun tespiti.
* Risk Analizi: Mevcut süreçlerdeki en büyük hataların ve şirkete getirebileceği yasal/mali risklerin belirlenmesi.
* İhtiyaç Analizi ve Kapsam Belirleme: Yeni sistemden beklentilerin (otomasyon düzeyi, raporlama kapasitesi, entegrasyon ihtiyacı vb.) belirlenmesi ve yapılandırma projesinin kesin sınırlarının çizilmesi.
2. Tasarım ve Çözüm Seçimi
* Yeni Süreç Tasarımı
* Bordro: Hesaplama mantığının (özellikle değişken ödemeler ve yan haklar için) netleştirilmesi ve standartlaştırılması.
* Özlük: İşe giriş/çıkış, izin, puantaj ve özlük dosyası yönetimi için basitleştirilmiş, dijitalleştirilmiş ve yasalara uygun yeni prosedürlerin hazırlanması.
* Teknolojik Çözüm Seçimi: İhtiyaç analizine göre piyasadaki İK/Bordrolama yazılımlarının araştırılması, demo ve karşılaştırmalarının yapılması ve en uygun programın (HRIS veya ERP modülü) seçilmesi.
* Prosedür ve Yönetmeliklerin Hazırlanması: Yeni İK Yönetmeliği, Disiplin Prosedürü, İzin Yönergesi gibi temel belgelerin taslağının oluşturulması.
3. Uygulama ve Entegrasyon
* Sistem Kurulumu ve Parametre Ayarları:
* Seçilen yazılımın kurulumu ve Bordro parametrelerinin (vergi dilimleri, teşvikler, SGK oranları vb.) şirketin ücret yapısına göre yapılandırılması.
* Özlük süreçlerinin sisteme tanımlanması (izin hakları, onay akışları vb.).
* Veri Aktarımı: Mevcut çalışan bilgilerinin, geçmiş bordro verilerinin ve özlük dosyası bilgilerinin yeni sisteme hatasız bir şekilde aktarılması ve kontrolü.
* Pilot Uygulama ve Test: Yeni sistemin küçük bir grup çalışan veya bir aylık bordro dönemi için test edilmesi. Hesaplama sonuçlarının eski manuel hesaplamalarla karşılaştırılarak doğruluğunun teyit edilmesi.
* Eğitim: İnsan Kaynakları, Muhasebe ve ilgili yönetici kadrolarına yeni sistemin ve prosedürlerin kullanımıyla ilgili kapsamlı eğitimlerin verilmesi.
4. Devreye Alma ve Kontrol
* Canlıya Geçiş : Yeni sistemin tüm çalışanlar ve süreçler için resmen devreye alınması.
* İlk Bordro ve Özlük İşlemlerinin Yakın Takibi: Özellikle ilk 1-2 aylık bordroların çok dikkatli kontrol edilmesi. Personel işe giriş-çıkış gibi kritik özlük işlemlerinin yeni prosedürlere göre yürütülüşünün denetlenmesi.
* Dokümantasyon: Tüm prosedürlerin, kullanıcı kılavuzlarının ve süreç akış şemalarının son halinin hazırlanıp yayınlanması.
* Çalışan Bilgilendirmesi: Çalışanlara yeni süreçler (örneğin dijital izin talep etme, e-bordroya erişim) hakkında bilgilendirme yapılması.
5. Sürekli İyileştirme ve Destek
* Mevzuat Takibi: İş Kanunu, SGK ve Vergi mevzuatındaki değişikliklerin sürekli olarak takip edilmesi ve sisteme anında yansıtılması için mekanizmalar kurulması.
* Performans İzleme: Yapılandırma sonrası süreçlerin hız ve hata oranlarının takip edilmesi (KPI'lar).
* Sistem Destek ve Bakımı: Kullanılan yazılımın periyodik güncellemelerinin ve teknik desteğinin sağlanması.
* Periyodik İç Denetim: Özlük dosyalarının tamlığı ve bordro hesaplamalarının doğruluğu konusunda düzenli iç denetimlerin yapılması.